Insbesondere der direkte, persönliche Kontakt zu den Kollegen im Büro ermöglicht kurze Absprachen und hilft so, kleinere Probleme schnell zu meistern. Aber auch im Homeoffice ist der effiziente Austausch über diverse Programme möglich.

Die Produktivität und Strukturierung zu optimieren ist nichts Neues. Seit jeher wird versucht, den Workflow nicht nur intern, an verschiedenen Projekten im Team, sondern auch extern, im Kontakt mit Kunden, zu optimieren. Wir benutzen für verschiedene Projekte in unserer Agentur ein Kanban Board, um unseren Workflow visuell darzustellen und so für alle zu optimieren.

Das Kanban-Prinzip wurde bereits in den Vierzigerjahren des vergangenen Jahrhunderts von Toyota in Japan entwickelt. In der Grundversion ist das Kanban Board in drei Spalten unterteilt: To Dos, Bearbeitung und erledigt.

Auf dem Kanban Board werden mithilfe von Post-its projektbezogene Aufgaben platziert, und je nach Arbeitsstand in die verschiedenen Spalten eingetragen. So können alle auf einen Blick sehen, was zu tun ist und in welchen Bereichen Probleme gelöst werden müssen.

Ein physisches Kanban Board in Büro zu haben, biete zwar so einige Vorteile, beispielsweise können gleichzeitig mehrere Leute damit arbeiten. Es gibt dafür aber einen entscheidenden risigen Nachteil: Das Board befindet sich zentral in einem Büro. Gerade in Zeiten von Homeoffice und mobiler Arbeit ist dass also ein Hindernis. Dafür gibt es aber natürlich eine Lösung.

Wir haben deshalb, direkt nachdem wir unser Kanban Board organisierten, nach einer digitalen Lösung gesucht, auf die alle Mitarbeiter auch unterwegs oder im Homeoffice zugreifen können.

Dazu nutzen wir Trello. Dort können wir verschiedene Boards für die unterschiedlichen Projekte anlegen. Zudem können entsprechende Teams für die jeweiligen Projekte angelegt werden, das hilft dabei unseren Workflow zu optimieren und besser zu organisieren.

Aufgrund der großen Beliebtheit und der großen Verbreitung von Trello ist es zudem möglich, die verschiedenen Boards direkt über Projektmanagement-Tools wie Microsoft Teams anzusehen und mit dem Team zu besprechen.